Los ayuntamientos de ciudadanos y municipios tienen la tarea de proporcionar y gestionar los servicios sociales de manera ágil y eficiente, así como de promover la economía local con unos recursos, en muchas ocasiones, limitados. No en vano, el objetivo de cualquier administración publica es tener un mayor control y ahorro en la forma en la que se ofertan y adjudican estos servicios, así como conseguir nuevos proveedores que promuevan la economía local.

Transparencia en la gestión del gasto público

En un contexto en el que las principales preocupaciones civiles son el desarrollo económico, la educación y el apoyo a las personas y familias más vulnerables, es necesario adoptar nuevos métodos de gestión si se quiere garantizar la viabilidad y la calidad de los servicios que la ciudadanía precisa.

Una de las funciones que los ayuntamientos deben cubrir es el aprovisionamiento y para ello realizan licitaciones de productos y servicios en distintos ámbitos de cobertura de las necesidades de la ciudadanía. Es en este entorno, donde las soluciones de aprovisionamiento como PROACTIS by aggity ayudan a estas instituciones y a sus departamentos de compras a encontrar, evaluar y contratar proveedores de bienes y servicios.

De carácter modular, la solución de PROACTIS integra un sistema de Gestión de Proveedores (SRM), un sistema de licitación electrónica, un Sistema Dinámico de Compras, Subastas Electrónicas y Gestión de Contratos, piezas que la convierten en una solución completa para ayudar a los administradores públicos mejorar la visibilidad del gasto y reforzar su control, ganando al mismo tiempo transparencia y eficiencia en los procesos de licitación.

La solución permite, además, obtener un ahorro en los costes y conseguir las ofertas más ventajosas mediante la mejora de la efectividad y la transparencia del proceso de aprovisionamiento, a la vez que se reducen el esfuerzo y las horas de trabajo administrativo. Al mismo tiempo, este tipo de sistemas permiten, entre otros, reducir la fijación de precios con contratos extraordinarios y fuera del catálogo, ayudando así a las organizaciones, en este caso a los ayuntamientos, a mejorar su rendimiento operativo y financiero.

PROACTIS by aggity para el aprovisionamiento y licitaciones hace hincapié en el abastecimiento y amplía el alcance de sus herramientas con la asistencia de expertos y servicios de asistencia técnica continua. De esta forma, permite administrar, configurar y desarrollar todos los procesos de eventos de abastecimientos, así como diseñar, promocionar y elaborar las respuestas y puntuación para los citados eventos.

Una fórmula especialmente útil en estos entornos son las subastas electrónicas inversas, aquellas en las que el comprador, en este caso los ayuntamientos, expresan el servicio que necesitan con detalles, y los oferentes ofrecen sus productos y/o servicios, iniciándose entonces el proceso de subastas.

Con la automatización de la gestión de estos procesos en las administraciones públicas no solo se incrementa la transparencia y se eleva la eficiencia de todas las fases del proceso de adjudicación de subvenciones o proyectos; también se asegura el cumplimiento de las distintas normativas existentes que regulan los precios de estos productos y servicios.

Ayuntamiento de Cardiff, más eficiencia con menos gasto público

Un buen ejemplo de la potencia de esta solución es el Ayuntamiento de Cardiff, que hace uso de la plataforma de suministro electrónico de PROACTIS para gestionar, de forma ágil y eficiente, el acceso al proceso de licitación a todos aquellos proyectos que cumplen con los requisitos económicos, de calidad y seguridad exigidos. La posibilidad de abrir el abanico de proveedores licitantes, garantizando el cumplimiento de la legalidad y los requisitos técnicos y económicos exigidos, favorece el acceso a precios más competitivos. De esta forma, el Ayuntamiento de Cardiff consigue unos ahorros sustanciales.

En una ciudad como Cardiff, en la que el Ayuntamiento debe dar servicio a una población de alrededor de 350.000 habitantes, la solución ha supuesto una mejora en la calidad, la velocidad, la visibilidad y la equidad en la forma en que contrata los servicios. El consistorio no solo ha conseguido simplificar el proceso, también garantiza la máxima concurrencia, publicidad y transparencia en la contratación acabando con las interferencias en la selección de ofertas.

Entre los ámbitos en los que el Ayuntamiento de Cardiff hace uso del sistema de subastas electrónicas de PROACTIS se cuenta la licitación de las rutas de transporte escolar. El sistema permite la presentación online de una oferta inicial de cada proveedor para luego iniciarse un proceso de subasta electrónica inversa en la que los proveedores pujan por las distintas opciones en competencia con otros proveedores. Pocas semanas después de la puesta en marcha de la solución, 60 proveedores locales ya se habían registrado.

Otra de las ventajas que aprecian los usuarios del sistema se encuentra en la posibilidad de comunicación y de control. Mientras que se desarrolla el proceso, el equipo de licitación de la Consejería correspondiente puede monitorizarlo, así como dar respuesta inmediata a cualquier duda que pueda surgir a los licitadores.