Screwfix reduce sus gastos con PROACTIS

 

LOS HECHOS

 

El Desafío

Debido al fuerte crecimiento que estaba experimentando, Screwfix Direct tenía problemas para procesar el creciente flujo de facturas de proveedores sin tener que contratar personal adicional.

La Solución

La solución de PROACTIS proporciona un servicio gestionado para el procesamiento de facturas que agiliza el proceso y reduce la intervención manual.

El Resultado

Screwfix ha sido capaz de hacer crecer su negocio sin aumentar la inversión en recursos para el procesamiento de facturas. Ha mejorado su productividad, no ha tenido la necesidad de incrementar la plantilla y ha obtenido un ahorro anual de 100.000 £.

ANTECEDENTES

Establecido hace más de 30 años como una empresa familiar e incorporada a Kingfisher plc desde 1999, Screwfix Direct (Screwfix) factura más de 500 millones de libras esterlinas y su negocio sigue creciendo. Es el mayor proveedor directo de herramientas, accesorios y hardware del Reino Unido para autónomos, empresas de mantenimiento y reparación y entusiastas del bricolaje.

El número de empleados de la empresa supera los 5.000 contando equipo comercial y resto de personal de oficinas centrales, centros de contacto y centros de distribución. Junto con su innovador servicio de “entrega al día siguiente” de los artículos pedidos por teléfono y online, Screwfix continúa mejorando día a día su oferta de servicios.

DESAFÍO

Desarrollar su red de centros comerciales sin incrementar los costes de back-office fue un reto para Screwfix. En línea con este ambicioso plan de expansión, se preveía que el número de facturas recibidas cada año, 132.000 antes de iniciar el proceso de expansión, continuaría creciendo de forma exponencial. Como efectivamente así sucedió. Este crecimiento se tradujo en la aparición de procesos ineficientes que provocaron la pérdida de facturas y el incurrir en tiempos demasiado largos para aprobar las peticiones de compras o cualquier otro tipo de documento.

Todo ello minó la moral de los empleados del departamento de finanzas. “En seguida nos dimos cuenta ‒comenta Richard Shoteh, Director de sistemas Financieros‒, de que en lugar de limitarnos a aumentar la plantilla para hacer frente a este incremento del flujo de facturas, lo que debíamos hacer era mejorar la forma en la que se procesaban y aprobaba éstas. También queríamos eliminar las facturas en papel, pues nuestro objetivo último, además de ser más eficientes, era ahorrar costes.”

“A pesar de que los volúmenes de factures han crecido sustancialmente, hemos logrado evitar tener que contratar personal adicional para hacer frente a este aumento de la carga de trabajo administrativa. Esto nos ha supuesto un ahorro de 70.000 £ anuales. Además gracias al aumento de la eficiencia en nuestros procesos al haber incorporado PROACTIS, estamos obteniendo unos ahorros extra de 100.000 £ anuales”
Paul Roy, Director Operativo de Finanzas, Screwfix Direct

EL PROCESO

Screwfix evaluó tanto proveedores de gestión documental como de soluciones EDI. Incluyó entre sus requerimientos el que la solución propuesta tuviese la capacidad de gestionar las facturas electrónicas de todos aquellos proveedores que tuvieran capacidad para ello. PROACTIS también fue invitada a participar en este proyecto. Después de un largo proceso de selección, PROACTIS resultó ser la herramienta que mejor cubría los requisitos exigidos por el cliente, ya que era capaz de gestionar eficazmente tanto las facturas en papel como las electrónicas. Además, influyó el hecho de que PROACTIS fuese capaz de integrarse sin fisuras con el sistema financiero del cliente, CODA.

“PROACTIS demostró una gran capacidad para integrarse con nuestro sistema de finanzas, CODA. Además nos presentó a varias empresas que utilizaban PROACTIS para gestionar facturas de papel y electrónicas con una única aplicación y, todo ello, con un alto grado de eficiencia.”

LA SOLUCIÓN

La implementación Screwfix requirió una respuesta innovadora a una serie de desafíos. Esto se logró creando de un proceso de exportación de documentos desde PROACTIS a CODA mediante una conexión segura entre las oficinas centrales de Screwfix y sus distintos centros. Una vez que las facturas se escanean la información relevante es capturada de forma automática o, en su defecto, cuando esto no es posible se recurre el tecleo manual de la información a través de un proveedor externo.

Para implementar este sistema, PROACTIS tuvo que realizar un análisis en profundidad del tipo de facturas a procesar y definir de qué forma se tratarían las excepciones. Por ejemplo, en lugar de simplemente rechazar las facturas que no tenían todos los valores correctos y pedir a los proveedores que reenviasen de nuevo la factura en papel con la información completa, PROACTIS creó un controlador de excepciones basado en una plataforma web que únicamente reclamaba del proveedor la información faltante. Esto permitió a Screwfix corregir facturas incompletas y procesarlas más rápidamente.

LOS BENEFICIOS

La solución tardó menos de tres meses en desarrollarse e implementarse. Una vez en funcionamiento, ha ayudado a Screwfix a hacer frente a la carga de trabajo adicional que su ambicioso plan de expansión supuso y ello sin agregar personal en el equipo de compras. De esta forma, se ha logrado el objetivo clave del proyecto, así como todos los demás objetivos de eficiencia y ahorro de costes. La solución asegura que las facturas en papel son convertidas rápidamente y se almacenan como imágenes electrónicas. Permite a los empleados de Screwfix recuperar facturas a través de una conexión segura a Internet o simplemente haciendo clic en un botón de CODA. La información clave de la factura se extrae automáticamente y se somete a un proceso de confirmación contra pedido registrado en CODA, asegurándose de que está 100% correcta antes de ser enviada de vuelta al sistema CODA para liberar el pago. La solución PROACTIS hace que sea mucho más fácil encontrar y visualizar la factura original cuando surge una consulta.

La imagen se almacena dentro de la solución, de forma que no ocupa espacio físico en nuestro archivo. Es más accesible, lo que facilita las auditoriasdice Paul Roy, Director de Finanzas Operativas, Screwfix Direct.

Mientras que el departamento de finanzas fue el inductor para la adopción de la solución con el fin de reducir el papeleo, los beneficios se han extendido por todo el negocio. Las capacidades para la gestión de documentos de PROACTIS también están siendo utilizadas por Recursos Humanos para almacenar registros de empleados y por el equipo de Medios para gestionar los catálogos de productos que se pueden descargar desde el sitio de Internet. En general, PROACITS ha superado los objetivos y ahorra a Screwfix 100.000 £ año tras año.

MIRANDO AL FUTURO

Tal ha sido el éxito del proyecto que PROACTIS ahora está trabajando para mejorar otros procesos de Screwfix para aumentar su eficiencia, incluyendo un procedimiento para archivar formularios de solicitud de apertura de cuentas comerciales y un sistema para puntear facturas de stock con las notas de mercancías recibidas (GRN) en los almacenes. “La capacidad de validar y puntear automáticamente facturas a nivel de línea con GRNs será un gran beneficio para el negocio y reducirá significativamente el tiempo que nuestro equipo dedica a estas tareas con poco valor añadido” comenta Paul Roy.

En cuanto a la meta de la compañía de procesar todas sus facturas de forma electrónica, Screwfix está constatando que sus proveedores se están moviendo al formato electrónico, aunque funcionen con formatos de archivo ligeramente diferentes. “Es casi imposible imponer un formato electrónico único y hacer que todos sus proveedores estén conformes. Estamos trabajando con PROACTIS, para ser capaces de incorporar cualquier documento en papel o electrónico que recibamos para llegar al objetivo de puntuar automáticamente cualquier entrada de GRN a nivel de línea” concluye Paul Roy.