PROACTIS hace que P&O Ferrymasters mejore su Cash Flow y reduzca su coste de procesamiento de facturas en más de un 35%.

Con un número creciente de facturas de compras debido al crecimiento del negocio. P&O Ferrymasters tenía un proceso ineficiente y unos costes laborales desorbitados, ya que debía contratar a varias personas para poder procesar el gran volumen de facturas recibidas.

 

RESUMEN

La problemática

Con un número de facturas por procesar en continuo crecimiento en todas sus localizaciones, en P&O Ferrymasters se dieron cuenta de que tenían unos procesos muy ineficientes y con unos costes laborables muy altos debido a lo intensivo en mano de obra que resultaba el procesamiento de facturas. Al mismo tiempo, precisaban implementar una solución de Acuse de Recibo de Entrega (ARE o POD en inglés) para evitar retrasos innecesarios a la hora de cobrar y mejorar así su cashflow.

La solución

Se aborda el proyecto en dos fases, y se opta por una solución OCR para procesar facturas y capaz de trabajar con documentos ARE con el objetivo de reducir costes y mejorar el cashflow.

Tras el éxito inicial se incorpora un sistema para importar directamente al sistema financiero del cliente documentos electrónicos XML, PDF, emails o faxes.

PERFIL

P&O Ferrymasters es uno de los principales proveedores europeos de servicios de transporte y logística hecho “a medida”. Están especializados en diseñas y poner en marcha soluciones innovadoras que aporten flexibilidad y ventajas competitivas a la cadena de suministro de sus clientes.

Con unos inicios humildes en Lancanshire, hacia 1953, P&O Ferrymasters destaca por su profundo conocimiento del mercado local y una capacidad operativa pan-europea sobresaliente. Además, el hecho de pertenecer a la Dubai World Company, le confiere a P&O Ferrymasters una gran flexibilidad a la hora de establecer conexiones logísticas con cualquier terminal de operaciones a nivel internacional.

EL DESAFÍO

En un entorno tan competitivo como el de los servicios logísticos, proporcionar servicios de la máxima calidad al mejor precio es capital para competir. Por ello, P&O Ferrymasters revisó sus procesos administrativos para la gestión de cuentas a pagar y a cobrar con la intención de reducir sus costes operativos, agilizar los pagos y los cobros para, en última instancia, mejorar su cash flow.

Con un creciente número de facturas por procesar en sus múltiples localizaciones, en P&O Ferrymasters se dieron cuenta de que tenían unos procesos ineficientes, muy manuales, estaban elevando los costes laborables asociados al procesamiento de facturas.

Al mismo tiempo, precisaban implementar un sistema de Acuse de Recibo de Entrega (ARE o POD en inglés) en sus documentos para evitar retrasos innecesarios a la hora de cobrar y mejorar así su cashflow. Además, el sistema existente de escaneo y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), junto con su solución documental, estaban demostrando ser poco fiables.

Después de realizar un estudio interno P&O Ferrymasters concluyó que precisaban incorporar una solución que, integrándose con su sistema financiero, diese respuesta a estos desafíos en todas sus localizaciones.

““PROACTIS nos ha dotado de una solución única para escanear y capturar automáticamente documentos de papel a la vez que nos permite también importar con un solo clic documentos electrónicos XML, PDF, email y Faxes. La intervención de PROACTIS nos ha permitido reducir nuestro plazo de cobro y reducir nuestros costes de procesamiento de facturas en más de un 35%.”
Stephen Walters, Director de IT, P&O FerryMasters”

EL PROCESO

P&O Ferrymasters exploró varias opciones, incluida la de seguir con su proveedor habitual de gestión documental.

P&O Ferrymasters señaló dos áreas documentales como críticas – Facturas de compras y documentos con Acuse de Recibo de Entrega (ARE) –. PROACTIS propuso una solución de escaneo y OCR inteligente, capaz de capturar la información relevante de una factura en el mismo lugar en donde se escanea el documento sin necesidad de un trabajo manual adicional. PROACTIS también diseñó el proceso de cómo gestionar las excepciones detectadas en las facturas y cómo realizar una integración sin fisuras de esta solución con el sistema financiero, UNIT4 de CODA, empleado por P&O Ferrymasters.

PROACTIS, como empresa puntera en la automatización ARE, también asesoró al cliente en como desplegar esta solución en sus múltiples sedes dispersas geográficamente: UK, Irlanda y Holanda con el objetivo era reducir los días de cobro.

“PROACTIS siempre actuó buscando nuestro beneficio, como un autentico socio. Pusieron verdadero empeño en entender nuestros procesos para luego buscar la solución más ediente”. Dice Stephen Walter, IT Directos de P&O Ferrymasters.

RESULTADOS

Se decidió abordar el proyecto en dos fases. En la primera se implementaría la solución ARE y de captura de facturas en las delegaciones de Ipswich, Hull, Sosenberg, Amsterdam, Dublin y Fleetwood. Las imágenes escaneadas serían almacenadas en un repositorio central localizado en Halesowen, con acceso inmediato a las imágenes para todos los usuarios a través de un navegador estándar y utilizando un conexión segura.

En la segunda fase, se instalaría la solución de procesamiento de facturas en Ipswich, Hull y Rosenberg, de forma que las facturas escaneadas se pasarían a la solución financiera del cliente, UNIT4 CODA, cuyos usuarios podrían ver las facturas haciendo un simple clic y sin salir de su familiar pantalla de UNIT4.

Tras terminar estas dos fases, P&O Ferrymasters y PROACTIS decidieron seguir trabajando conjuntamente para seguir optimizando los procesos administrativos. En este sentido, se implementó una solución para procesar facturas electrónicas de forma que ahora podrían trabajar con la misma eficiencia tanto con facturas de papel como digitales. Posteriormente se instalaron otros módulos para que los documentos recibidos vía fax o email se pudiesen incorporar automáticamente al proceso de facturación y cobro.

Desde la implantación del sistema de procesamiento de facturas, los niveles de eficiencia se ha conseguido incrementar notablemente. Ahora se ha podido centralizar todo el procesamiento de facturas en un único lugar, en Ipswich, que ha pasado de procesar 48.000 facturas a 192.000, y a nivel global se han podido reducir los recursos dedicados a esta tarea lo que ha permitido reducir el coste en un 35%.

Los documentos ARE ahora se procesan de forma más ágil, estando disponibles de forma inmediata para todo los usuarios y sin salir de su sistema financiero habitual, UNIT4 de CODA.