Gestión Gastos 2017-09-27T11:04:58+00:00

Software de gestión
de gastos

La solución integral para la validación, contabilización y liquidación de gastos

GESTIÓN DE GASTOS

Con el software de gestión de gastos de aggity se consigue minimizar el uso del papel digitalizando los recibos y tickets. Cubre todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación. Y en caso de que sea necesario, obtiene de las facturas asociadas al ticket el IVA correspondiente para deducirlo del gasto. La digitalización del proceso se realiza integrando el entorno móvil y web, aportando soluciones funcionales, seguras y de fácil manejo para el usuario final. Gracias a su simplicidad y agilidad en el manejo e inmediatez del reporte, los usuarios podrán liquidar sus tickets a cualquier hora del día y durante toda la semana, con el consiguiente beneficio para el usuario y la empresa. La gestión de pagos se automatiza de una manera beneficiosa, tanto para el cliente, como para la empresa.

Nuestro sistema implementa una APP de captación de tickets y avisos, donde se recoge la información de fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y fotografía en el caso de que sea necesario de cada uno de ellos. Permite activar circuitos de validación, definidos previamente, para poder hacer un seguimiento de los gastos y las liquidaciones, facilitando además el poder llevar a cabo la consulta histórica y de auditoría. Se puede gestionar la liquidación de gastos de un periodo de tiempo y de forma muy ágil y visual en la propia aplicación, a la vez que se permite la recepción de tickets corporativos y su consiguiente revisión. Una vez validado todo el proceso, la verificación administrativa final permitirá la contabilización de la liquidación, gestionando la orden de pago de la misma y su cierre administrativo. La APP tiene un sistema de autentificación del usuario/as mediante email y password que garantiza la seguridad y privacidad de todas las gestiones llevadas a cabo. Para realmente dar un servicio seguro el/la usuario/a sólo se puede dar de alta desde un móvil pues se toma como referencia el número de IMEI y no de móvil. Desde la empresa se podrá gestionar, bloquear, desactivar y validar a cada usuario/a, haciendo que el servicio sea transparente y seguro.

Con este software de gestión y optimización de la tesorería, la supervisión de los gastos se vuelve sencilla gracias a la automatización del proceso, a la vez que accesible desde cualquier móvil, garantizando siempre la seguridad. Convierte cualquier móvil del los profesionales de la empresa en un elemento adicional de trabajo con la empresa, haciendo que la contabilización y control de tickets sea un proceso ágil, atractivo y seguro tanto para el/la usuario/a como para la empresa.

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Solución Integral para grandes volúmenes de tickets

Uniclass Gestión de Gastos es una solución integral para Organizaciones que manejan considerables volúmenes de tickets y/o recibos.

Cubre todas las fases del circuito, desde la captación y entrada de tickets hasta los circuitos de validación, contabilización y liquidación del Gasto. También en caso necesario, obtiene de las facturas asociadas al ticket el IVA correspondiente para reducirlo del gasto.

Trabaja en un entorno totalmente integrador con todas las aplicaciones de la Organización, utilizando nuevos elementos como pueden ser el Móvil y entornos Web, aportando soluciones muy funcionales, seguras y de fácil manejo para el usuario final.

Aporta simplificidad y agilidad

Uniclass Gestión de Gastos es un entorno tecnológicamente moderno, permite el uso de la Intranet y/o de internet de la Empresa.

Con Uniclass Gestión de Gastos se mejora la satisfacción de los usuarios finales por su simplicidad y agilidad en el manejo e inmediatez del reporte, los usuarios podrán liquidar sus tickets con la Empresa a cualquier hora del día y durante toda la semana, con el consiguiente beneficio para el usuario y la Empresa.

Descripción funcional

App captación de tickets y avisos
Mediante una APP específica, se podrá habilitar a los empleados que se considere una aplicación en el móvil que permita la entrada directa (mediante fotografías o acceso a una galería) de tickets de gastos propios de la empresa. La aplicación se adaptará al empleado (contemplando sus formas de pago específicas). La información mínima a aportar por cada ticket será:

  • Fecha, tipo de gasto, importe, observaciones y fotografía si se diera el caso.
  • En la App se podrán activar otros procesos como mostrar los tickets de gasto ya reportados, en el resumen de liquidaciones ya presentadas y saber su estado.

Circuitos de validación
Una vez el empleado ha realizado una liquidación y al pulsar el botón de tramitar, se activará el circuito de validación que se haya definido previamente. Se podrá hacer un seguimiento por las personas que se consideren sobre los gastos y las liquidaciones.

Consulta histórico y auditoría
Como todo es almacenado en la base de datos, se podrá consultar el histórico de liquidaciones y los tickets incluidos. También se podrá auditar y controlar todos los pasos intermedios realizados, cambios y visualizaciones hechas, etc.

Liquidación de gastos
El empleado podrá hacer la liquidación de gastos de un periodo de tiempo y de forma muy ágil y visual. Indicará el periodo de tiempo que liquida, el importe adelantado y una descripción libre donde el empleado puede poner lo que considere oportuno. Podrá incorporarlos en la liquidación y también visualizar cómo queda dicha liquidación: Excel + las páginas con las fotografías de los tickets.
La liquidación quedará muy visual y accesible, al mostrar todos los datos en el resumen con más información detallada de los tickets que se engloban en el proceso.

Recepción de tickets corporativos y revisión
Los tickets son guardados en la base de datos en formato PDF, con o sin firma digital certificada. Se podrá activar un OCR automático para la extracción de datos identificativos de tickets. Desde el entorno WEB el empleado podrá revisar todos los tickets que entra vía móvil, completando valores o podrá incluir nuevos tickets.

Verificación administrativa
Una vez la liquidación ha sido validada por su circuito asociado, desde la administración se procederá a realizar una última verificación de los datos y se procederá a la contabilización de la liquidación, Orden de pago de la misma y Cierre administrativo de la Liquidación.

Acceso autentificado

La APP aportada requiere que el usuario se autentifique, con email y password. De esta forma se identifica el usuario que utiliza la APP y se pueden dar servicios personalizados.

Conexión normal
Con la cuenta de email e introducción de la contraseña se puede acceder al entorno.

Olvido de la contraseña
Si nos hemos olvidado de la contraseña, podemos solicitar que se genere de nuevo, enviándola únicamente a nuestra cuenta de correo asociada.

Crear cuenta
Posibilita crear una cuenta nueva, para lo cual es necesario hacer lo mismo que en la primera ejecución.
La Central de la propia empresa dará acceso al usuario si ha estado correctamente registrado y no está bloqueado. El tiempo de conexión con la Central también se puede configurar.

Ilimitada
Una vez autentificado el usuario entra a la pantalla de servicios. A menos que el usuario se desconecte, no se le volverá a pedir el email/contraseña.

Limitada
Significa que superado el tiempo definido, el usuario tiene que volverse a conectar. Aporta más seguridad en caso de pérdida de móvil, pero en esta situación, con tan solo bloquear al usuario desde la central ya se limita su uso.

Verificación administrativa
Una vez la liquidación ha sido validada por su circuito asociado, desde la administración se procederá a realizar una última verificación de los datos y se procederá a la contabilización de la liquidación, Orden de pago de la misma y Cierre administrativo de la Liquidación.

Gestión de usuarios

Desde la Central se gestionan todos los usuarios que tienen acceso a los servicios aportados por la APP. En principio, un usuario sólo se puede dar de alta desde un móvil; esto es así, porque se requiere el valor del IMEI (identificador único del teléfono). Desde una aplicación APP, no se puede acceder al número de teléfono que tiene, por lo que debe ser validado por el propietario del teléfono.

Desde la Central se podrá:

  • Gestionar la forma de trabajo del usuario con la APP, perfil, acceso a servicios, etc.
  • Bloquear el usuario.
  • No permitir que tenga acceso ni a la WEB ni los servicios APP.
  • Desactivar servicios APP para un usuario.
  • Validar de forma fácil el cambio de teléfono de un usuario.

Captura y lista de tickets

Captura de tickets
El objetivo básico de la APP es la captura de los mismos (su fotografiado). Normalmente con conexión a internet, además de hacer la foto, se traspasa automáticamente a la CENTRAL, para su procesamiento. Ahora bien, si el usuario no tiene internet en el móvil, él puede seguir haciendo fotos a los tickets guardándolos en la galería, para que cuando recupere internet, poder enviar rápidamente las fotos de tickets de la galería.

La APP está optimizada para que mientras el empleado va capturando un ticket la aplicación en batchground va enviando los tickets sin afectarle, dando la sensación de ser muy rápida.
Aunque el usuario final puede aportar los datos de tickets, estos no serán necesarios, pues se obtendrán directamente en la CENTRAL, bien mediante el OCR o bien manualmente.

Lista de Tickets
Permite ver la relación de tickets ya incorporados. Si desde la CENTRAL se tiene algún problema con algún ticket incorporado, se hará referencia al mismo para poder ver la misma información.

Avisos y chats

Como valor añadido se puede activar los Avisos y chat con central o usuarios. La idea es eliminar dudas en todo momento permitiendo una comunicación directa y soporte personalizado.

El disponer de Avisos nos permitirá aportar comunicaciones efectivas multicanal, que podrán ser realizadas desde las distintas aplicaciones, por ejemplo, avisar que hay facturas pendientes de validar.

Liquidaciones de gastos

Indicando el periodo de tiempo, importe adelantado y descripción, un usuario podrá realizar las liquidaciones de gasto de una forma visual y rápida. Podrá incorporar todos los tickets pendientes.

Verificación manual, uno a uno de todos los tickets, para confirmar los valores detectados. Se comprueba que los valores obtenidos por el OCR son correctos y se completan aquellos que no se han obtenido.

Recepción de tickets corporativos y procesos

A través de la APP (fotografiando tickets) o mediante acceso a la WEB de la empresa, se incorporarán tickets automáticamente. Estos tickets serán procesados de la siguiente forma:

  • Obtención de la mejor calidad del ticket. Traspaso a PDF con firma digital integrada. Almacenamiento en base de datos, para su fácil gestión y tratamiento. Aplicar OCR para determinar los valores identificativos del ticket de forma automática, básicamente: NIF, fecha, importe.
  • Verificación manual, uno a uno de todos los tickets, para confirmar los valores detectados. Se comprueba que los valores obtenidos por el OCR son correctos y se completan aquellos que no se han obtenido.

¿Qué valor añadido les aporta Uniclass Gestión de Gastos?

Para los usuarios
  • Mejorar la satisfacción de empleados al aportar entorno positivo para todos.
  • Permitir uso de móvil, para mejorar la gestión/interacción con la empresa.
  • Evitar pérdida de tickets, al poder ser rápidamente fotografiados. Los tickets no son necesarios adjuntarlos físicamente a la liquidación, pues siempre irán asociados a la misma (la liquidación).
  • Control de los tickets entrados y estado de las liquidaciones efectuadas.
  • Activada y permitida la ejecución WEB en móvil o tableta, permite completar tareas propias de gestión en otros momentos que no sean de trabajo. Son excepciones, por ejemplo, un sábado completar la validación de una facturas concretas.
Para la administración
  • Control total del entorno: Qué usuarios están activos, posibilidad de bloqueo, activación de cambio de móvil al disponer del nuevo el IMEI (lo aporta la misma aplicación), Seguimiento de todo lo que se haga en el móvil.
  • Control y seguimiento de circuitos de aprobación, envíos automáticos de mail, para agilizar procesos.
  • Simplifica la administración de grandes volúmenes de comunicaciones con elementos internos o externos.
  • Integración contable. Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente.
  • Integración con el pago.
Para la Empresa
  • La validación y seguimiento de una hoja de gastos queda como documento PDF, sin necesidad de guardar papel de los tickets.
  • Poder pasar fácilmente de tickets a facturas.
  • Contempla poder tener trabajadores en distintos modos: gastos o dietas.
  • La aplicación contempla que determinados empleados puedan utilizar formas de pago directa de la empresa (por ejemplo tarjetas visa de empresa). En la captura de tickets de estas personas podrán indicar fácilmente como se han hecho los pagos. Esto facilitará su liquidación y control.
  • Convierte cualquier móvil del empleado en un elemento adicional de trabajo con la empresa, por las facilidades y disponibilidad que aporta.