Facturación 2017-09-21T16:01:12+00:00

Software facturación:
programas de facturación y sistemas de gestión

Ahorra tiempo y evita errores en la gestión empresarial

SOFTWARE DE FACTURACIÓN

El objetivo de nuestro software de facturación es el de ahorrar tiempo y esfuerzo en la recepción y emisión de facturas a contabilizar. Para cualquier organización es imprescindible hacer el seguimiento y control de toda su facturación. Es la manera de conocer en qué punto se encuentra a nivel económico y de desarrollo. Así pues, con nuestro software, la digitalización y contabilización de facturas se automatiza, haciendo que el proceso sea ágil y seguro, garantizando la supervisión y control de la recepción, emisión y contabilización de facturas. Todo integrado en una misma herramienta, que además, permite la integración con cualquier sistema de bases de datos estándar.

Con el software de facturación de aggity se puede disponer de la información de nuestros proveedores y asignarles las facturas según gasto, áreas y criterios adaptables a cada empresa, lo cual hace más sencillo y adecuado el trabajo de asignación del gasto generado. La recepción de facturas se automatiza permitiendo acceder a cada una de ellas a través de links que facilitan su comprobación y validación. Para llevar a cabo el proceso, se posibilita el poder asignar códigos de barras para su identificación, agilizando pasos y reduciendo tiempos. También ofrece la posibilidad de crear circuitos de aprobación, mediante los cuales y asignando un responsable para cada registro, se agiliza de manera extraordinaria la aprobación o rechazo de la factura, registrando las aprobadas de manera automática en la contabilidad de la empresa. Con este sistema además se evita la duplicidad y se minimizan los errores, reportando de manera definitiva sólo los informes aptos. Se logra no sólo agilizar el proceso, sino también, optimizar la información haciéndola más eficiente.

El programa de facturación de aggity permite compartir datos y disponer de información adicional para las fichas de proveedores y clientes. De esta manera, desde el sistema y sin salir de él, se pueden acceder a todo tipo de informes personalizados según las necesidades de la organización. Así pues, con el software de facturación de aggity se puede sistematizar todo el proceso de vida de cualquier factura: recepción, asignación, comprobación, aprobación y validación. Todo ello garantizando la total y completa seguridad y privacidad en el proceso. Al igual que el resto de software de aggity, permite la integración con aplicaciones habituales de la empresa, como ISERIE, SQLSERVER, ORACLE o ISERIES+SQLSERVER, además de posibilitar el guardado o acceso a cualquier información bancaria o Visa mediante la descarga periódica de ficheros Norma43 o EXCEL, sin necesidad de acceder al banco.

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Funcionalidad múltiple

El objetivo principal de Uniclass Facturación es el de ahorrar tiempo y esfuerzo en la recepción y emisión de facturas a contabilizar. Con Uniclass Facturación la digitalización y contabilización de facturas pasa a ser trabajo del scanner supervisado por el profesional. Cientos de facturas digitalizadas y contabilizadas en pocos minutos! Evitando con este potente sistema los errores derivados en la manualidad de la recepción, emisión y contabilización de facturas.

Totalmente integrado en cualquier contabilidad, Uniclass Facturación comparte datos de los Auxiliares contables y dispone de información adicional para las fichas de proveedores y clientes, de manera que desde este potente sistema y sin salir de él, podremos ejecutar todo tipo de informes personalizados según las necesidades de la Organización.

Control centralizado

La facturación es directa e intuitiva, de muy fácil manejo para el usuario que podrá facturar mediante cualquier tipo de documento (albaranes, ordenes de facturación, etc.) y desde cualquier lugar con las ventajas que ofrece el entorno Web.

Si la Organización lo precisa, permite activar circuitos de aprobación de las facturas, con comunicación automatizada a través de email y/o sms.

Funcionalidad

  • Comparte datos de nuestra contabilidad: Proveedores, tipos de IVA, condiciones de pago, empresas, cuentas, etc.
  • Dispone de mayor información de clientes y proveedores: Cuentas de Mayor, distribución de ingresos / gastos, email, direcciones, posicionamiento en mapa google, personas de contacto, comentarios, etc.
  • Permite entrada masiva de facturas recibidas:
  • Escaneado de las facturas en papel, se puede complementar con GERSCAN que identifica automáticamente los valores de la factura y agiliza su entrada de datos.
  • Obteniéndolas como adjuntos de envíos de mail de nuestros proveedores.
  • Mediante factura electrónica.

Circuitos de aprobación

  • Permite activar circuitos de aprobación de las facturas, con comunicación automatizada de mail y/o sms.
  • Un circuito de aprobación estable, qué personas (o puestos) han de revisar la factura para darla por APROBADA o rechazada.
  • Todo es guardado en el log, permitiéndonos saber en qué situación se encuentra la factura en cualquier momento.
  • Cada responsable recibe un mail, conforme tiene una factura pendiente de aprobar / rechazar. Podrá acceder directamente a la factura física pulsando sobre el link.
  • Cada responsable al recibir el conjunto de facturas asociadas para aprobar / rechazar, tendrá la opción de poder modificar datos a contabilizar de la factura, como por ejemplo, la distribución del gasto.
  • Al aprobar la factura o rechazarla quedará reflejado con su firma en el PDF de la factura.
  • Una vez APROBADAS las facturas podrán ser enviadas a nuestra contabilidad automáticamente de forma masiva (generación de lotes).

Acceso y consultas

  • Potente consulta sobre nuestras facturas.
  • Cada usuario solo podrá ver las facturas a las que tiene autorización.
  • El usuario podrá hacer cualquier tipo de selección, agrupación u orden.
  • Obtención de campos acumulados, en todos los casos.
  • Posibilidad de generar gráficos según necesidades de la Organización.
  • Catalogar otros documentos, relevantes a la contabilidad, asociados a la factura.
  • Desde la factura se podrá saber a qué movimiento contable corresponde su entrada / pago.
  • Acceso desde CG / Uniclass a la información de sus comprobantes.
  • Permite guardar / acceder a cualquier información bancaria o Visa. Mediante la descarga periódica de ficheros Norma43 o EXCEL. Tendremos acceso a nuestros extractos bancarios con su documentación asociada sin necesidad de acceder al Banco.
  • Permite definir portales de acceso personalizados.
  • Por ejemplo, para auditores, que una vez al año suelen pedir balances de años anteriores, impuestos presentados, diarios de movimientos anteriores, acceso a consulta de facturas, etc.
  • Fácilmente integrable con otras aplicaciones o módulos, Trabaja nativamente en ISERIE, SQLSERVER u ORACLE o si se quiere mixto, es decir, ISERIES+SQLSERVER.

¿Qué valor añadido les aporta Uniclass Facturación?

Circuitos de Aprobación

Los circuitos de aprobación permiten implicar en la aprobación/rechazo de facturas a las personas involucradas en ellas. Se pueden definir tantos circuitos como requiera la Organización. Los circuitos se definen en dos pasos. En el primero se identifica el circuito de aprobación y en el segundo se establecen los pasos o flujos a seguir en dicho circuito.

Proveedores

Permite disponer de la información de nuestros proveedores. Inicialmente se obtiene de la contabilidad, pero además permite incluir otros datos que complementan y facilitan la entrada masiva de facturas. La idea es que cada proveedor tiene información que adecúan la forma de solicitar / agilizar la entrada de sus facturas.

Cuenta Gasto

La información asociada a las cuentas de gastos, por defecto, a las que se le imputará la factura del proveedor. Se indica cuentas y porcentajes, luego en función del importe de la factura hará el reparto en función a los porcentajes de forma automática.

Las facturas de un proveedor se pueden repartir por distintas área o criterios. Podemos almacenar plantillas de reparto de gasto que serán sugeridas en la entrada/modificación de facturas asociadas al proveedor. Con ello se facilita el trabajo de asignación correcto del gasto generado.

Facturas Recibidas

Las facturas recibidas pueden ser entradas de las siguientes formas:

  • Alta manual factura recibida.
  • Automáticamente vía escaneo de facturas e identificación de valores.
  • Automáticamente vía mail.
  • Obtención de la factura adjunto e identificación de valores.
  • Factura electrónica.
Consulta Log Circuito de Aprobación

En cualquier momento podemos saber la situación real de cada factura e incluso consultar los pasos que han seguido cada una de ellas.

El sistema está optimizado. Si una factura ha pasado por un circuito, con varias aprobaciones, y luego se decide pasar por otro circuito, todas las etapas quedan registradas, pero de cara a las firmas de aprobación sólo quedarán las correctas, es decir, las correspondientes al último circuito activado en la factura.

Acceso Directo Link a Factura

Con el fin de facilitar el trabajo de las personas que tienen que validar las facturas, se pueden añadir accesos directos dentro del cuerpo del mail para que haciendo doble clic se acceda a la factura.

Código de barras

Podemos incluir códigos de barra a cada factura, con el fin de identificarlas con el número asociado.

Firmas Aprobación Factura

Si la factura tiene asociado un circuito de aprobación, en el que está incluida la firma del Proveedor, en el documento se podrán ver todas las firmas de los intervinientes en el proceso.

Validar Facturas

Los circuitos se definen previamente, por lo que siempre que se requiera una autorización para aprobar una factura, tendrán acceso solamente aquellos usuarios autorizados.