Universidad de Birmingham: una lectura en control del gasto

Universidad de Birmingham: una lectura en control del gasto

PROACTIS ayuda a la Universidad de Birmingham a gestionar un control estratégico del gasto.

 

OBJETIVOS

  • Tomar el control del gasto y gestionar el presupuesto.
  • Crear un proceso transparente que ofrezca información en el punto de decisión.
  • Ahorrar dinero consolidando el gasto agrupando recursos y proveedores.

PERFIL

Con más de 26.000 estudiantes y casi 6.000 empleados, la Universidad de Birmingham es una de las mayores universidades de UK. Genera más de 70 M GBP en proyectos de investigación y tiene unos ingresos totales de unos 350 M GBP.

La Universidad de Birmingham también se ha convertido en una de las respetadas en la investigación de muchos campos de estudio.

RETO

El proceso de compra en la Universidad de Birmingham fue manejado previamente usando una variedad de diferentes paquetes de software y procedimientos basados en papel. En algunos casos estos se integraron, pero a menudo el proceso se basó en sistemas fragmentados operados por los departamentos individuales sin una visión común en el procesamiento de la información. A menudo se saltaban los procedimientos en la búsqueda de una «compra rápida» y la autonomía financiera de los departamentos, lo que se tradujo en poco personal con una visión corporativa. La gestión con papel se había vuelto ingobernable, llegando a los dos millones de documentos en papel cada año sólo para la administración.

Con el aumento de la presión del Gobierno para mejorar la gestión financiera de las universidades, esta se propuso encontrar nuevas maneras de conseguir mantener los costes bajo control. Muchos de los presupuestos de investigación más grandes fueron gestionados por académicos y no todos ellos eran hábiles financieros por lo que no había posibilidad de rastrear el progreso económico y por tanto no era raro que los departamentos gastasen de más.

Tim Fuery, Subdirector de Finanzas de la Universidad explica: «Tuvimos un gran sistemas de información financiera y contable, pero sólo con la información histórica. Necesitábamos una manera de regular el gasto y también para animar a los responsables a controlar el presupuesto.»

“Tal vez la victoria más importante para la Universidad, ha sido la capacidad de dar a nuestros académicos herramientas potentes para la gestión de los presupuestos y las finanzas sin exigirles ser contables y sin distraerles de su trabajo diario…”
Tim Fuery, Asistente Director Financiero, University of Birmingham

¿POR QUÉ PROACTIS?

La Universidad se propuso racionalizar este proceso. Mediante la implementación de un sistema de contratación pública y control de proceso de compra, alimentando la información de costes y compromisos en su contabilidad. Se definieron 3 objetivos para el proyecto:

  1. Tomar control del gasto y gestión del presupuesto.
  2. Crear un proceso de compras transparente para dar información a los usuarios que deciden
  3. Generar ahorros consolidando el gasto mediante proveedores seleccionados

Se realizó un proceso formal para identificar la mejor solución donde se incluyeron proveedores existentes de la Universidad y soluciones de primer orden tanto generarles como de eProcurement.

Tim Fuery: «PROACTIS se destacó como la única solución capaz de ofrecer el nivel de control que se requería sin ser demasiado compleja para ser usada por usuarios no financieros.

Los otros sistemas que vimos son extensiones de plataformas financieras, pero PROACTIS fue diseñado específicamente para agilizar la compra y gestionar el gasto antes de que ocurra, por lo que fue la elección obvia”.

RESULTADOS

  • Control exhaustivo del presupuesto y su gasto.
  • Evitar gastos imprevistos y controlar los previstos.
  • Visión inmediata y veraz del estado de sus gastos.
  • Procesos, necesidades, costes de almacén y su relación administrativa conjugado en un solo entorno.
  • Integración eficiente con el resto de sistemas mantenimiento, finanzas y control documental.

Hasta la fecha PROACTIS se ha desplegado a varios cientos de usuarios son una previsión de unos 3.000 usuarios. El sistema es utilizado por el equipo de contratación para el establecimiento y gestión de acuerdos con proveedores, lo que hace que sea fácil para cualquier comprador usar esos acuerdos con poca administración. PROACTIS automatiza y agiliza el proceso de facturación de proveedores casando facturas contra pedidos e información de entregas y agilizando el proceso de resolución de incidencias con las facturas.

El sistema también se encarga de gestionar los procesos comerciales complejos que existen en soporte papel en la Universidad. La etapa actual se trabaja con el módulo de control de almacén de PROACTIS y el módulo de gestión de gastos de empleados y se está considerando la adopción del portal de proveedores para su gestión directamente por los mismos.

Ha conseguido PROACTIS sus objetivos en la Universidad? Tim Fuery ciertamente piensa así: «Ahora tenemos el control sobre la gran mayoría de los gastos y estamos capturando información valiosa y dispone de ella nuestro personal como apoyo a la toma de decisiones. Tal vez la victoria más importante para la Universidad, sin embargo, ha sido la capacidad de dar a nuestros académicos herramientas potentes para la gestión de presupuestos y las finanzas sin exigirles ser financieramente conscientes de ello y sin distraerles de su trabajo diario.

2019-03-05T17:01:07+00:00