El operador de puertos líder de UK, PEEL PORTS, selecciona PROACTIS para mejorar su gestión del gasto

PEEL PORTS ha implementado la solución de control del gasto y eProcurement, PROACTIS, para más de 1.000 usuarios distribuidos entre todos los puertos gestionados por la operadora portuaria.

 

OBJETIVOS

  • Mejorar la visibilidad del gasto de forma cualquier usuario autorizado tenga acceso de forma inmediata a aquella información que necesite para la toma de decisiones.
  • Eliminar la multiplicidad de sistemas y la duplicidad de información existente entre las distintas sedes de la compañía.
  • Diseñar nuevos procedimientos de compra más eficientes y eliminar aquellas malas praxis adquiridas a lo largo del tiempo por el empleo de sistemas no integrados.
  • Debe de ser una aplicación fácil de usar por todos los usuarios de la empresa y aportar beneficios claros y medibles para la compañía.
  • La solución debe de integrarse sin fisuras con el sistema financiero de la empresa de SunSystems.

PERFIL

PEELS PORTS, una división del holding Peel Holding Group, es el segundo operador portuario por volumen del Reino Unido, y mueve más de 60 millones de toneladas al año. Gestiona los puertos de Liverpool, London Medway, Clyde, Heysham, Great Yarmouth, Dublín y el Manchester Ship Canal, proporcionando un amplio portafolio de servicios e infraestructuras a transitarios y compañías de logística.

Emplea a más de 2.115 personas, tiene una facturación anual de más de 498 millones de euros y ha establecido un plan estratégico para los próximos 50 años de 55 billones de euros destinados a la expansión del eje noroeste, conocido como proyecto Ocean Gateway.

EL DESAFÍO

 

Graham Wilmott, jefe de servicios financieros en PEELS PORTS, comenta que: “Debido a una política continuada en el tiempo de compra de empresas para mantener el crecimiento orgánico de la compañía, fuimos acumulando con el paso de los años una gran diversidad de sistemas de gestión y compras.

Esto dio como resultado que tuviésemos que introducir los mismos datos varias veces en cada uno de los sistemas y que al final apareciera la misma información duplicada y dispersa por toda la compañía. En un momento dado, esto llegó a ser un serio problema para nosotros.

Cada vez nos costaba más obtener información exacta y en tiempo real sobre nuestros gastos. Necesitábamos implementar una solución global de control del gasto y gestión de compras para todo el grupo que nos permitiera solventar estos problemas y, de una vez por todas, simplificar y hacer más eficientes nuestros procedimientos.”

“Una vez implementado el sistema pudimos comprobar de primera mano los beneficios prometidos: mejorar la visibilidad del gasto en toda la compañía, cumplir con los procedimientos de compra establecidos por la dirección y eliminar la duplicidad de información haciendo que ésta esté disponible de forma inmediata para cualquier usuario autorizado que la necesite para la toma de decisiones ”
Graham Wilmott, Jefe de Servicios Financieros, PEELS PORTS

¿POR QUÉ PROACTIS?

Después de un proceso formal de evaluación de alternativas, PEEL PORTS, seleccionó PROACTIS. Según Graham “Nuestra búsqueda de soluciones se centró en productos que, además de solventar nuestro problema de duplicidad de datos y multiplicidad de sistemas, resultasen fáciles de usar para nuestros empleados.

Nosotros siempre nos hemos referido a amazon.com como paradigma de sencillez y eficiencia y eso es lo que buscábamos para nuestro futuro software de gestión del gasto y compras: Debía de ser fácil de usar y aportar beneficios claros y medibles a nuestra empresa. Además, era necesario que este software se integrase a la perfección con nuestro sistema financiero de SunSystems.”

“En seguida” comenta Graham “nos dimos cuenta de que PROACTIS cumplía éste y otros importantes requisitos. Y un factor importante” añade “fue la profesionalidad demostrada por el equipo de preventa de PROACTIS. No sólo nos demostraron que su solución cumplía con todo los requisitos solicitados, si no que fueron más allá y, de forma proactiva, se preocuparon por mostrarnos otros muchos beneficios que no habíamos considerado al implantar una solución como PROACTIS. “

RESULTADOS

  • PROACTIS ha sido desplegado con éxito en todas las sedes del cliente para más de 1.000 usuarios.
  • Se ha eliminado la disparidad de sistemas y la duplicidad de información en las distintas sedes de la compañía.
  • Se ha mejorado la gestión de los presupuestos, el cumplimiento de los procedimientos de compra fijados por la dirección y se a eliminado el despilfarro.
  • Ahora los gerentes disponen de información fiable y en tiempo real de los gastos y compras de la empresa, lo que les permite tomar decisiones de forma más eficiente.

“El proceso de implementación fue todo un reto debido a la disparidad de sistemas y a la dispersión geográfica de los distintos cetros operativos del grupo.”

Graham explica que “Teníamos mucho trabajo por delante y muchos desafíos que iban más allá del aspecto técnico del cambio: rediseñar los procedimiento existentes y cambiar hábitos fuertemente enraizados en la compañía con el objetivo de maximizar los beneficios que nos podía aportar PROACTIS”.

Añade Graham que: “Una vez implementado el sistema pudimos comprobar de primera mano los beneficios prometidos: mejorar la visibilidad del gasto en toda la compañía, cumplir con los procedimientos de compra establecidos por la dirección y eliminar la duplicidad de información haciendo que ésta esté disponible de forma inmediata para cualquier usuario autorizado que la necesite para la toma de decisiones.”

“Gracias a PROACTIS”, concluye Graham, “hemos sido capaces de unificar nuestras compras en un único sistema, lo que nos ha permitido ser más eficientes y eliminar aquellas malas praxis adquiridas a lo largo del tiempo por el empleo de sistemas no integrados, duplicidad de datos y falta de visibilidad del gasto.”