HOYER: reduciendo costes
 

La empresa de logística, HOYER, controla su gasto con PROACTIS.

 

PERFIL DE LA INSTITUCIÓN

 

El grupo internacional de logística, HOYER, opera en 75 países con más de 8.000 vehículos y tiene la flota de camiones cisterna más grande del mundo. HOYER gestiona la logística de grandes empresas internacionales y transportando todo tipo de materiales: químicos, petróleo, alimentos, gas, etc.

OBJETIVOS

  • Mejorar la visibilidad del gasto.
  • Tener información económico financiera en tiempo real.
  • Acelerar los procesos y reducir los tiempos de compra.
  • Hacer cumplir los procedimientos establecidos por la empresa y respetar los presupuestos fijados desde la dirección.

 

EL DESAFÍO

En una industria en donde los márgenes son muy ajustados y en la que muchos competidores se van quedando por el camino, HOYER busca constante mente reducir sus gasto y mejorar su eficiencia.

Y para una empresa cuya reputación se basa en la calidad de su servicio y en un historial de seguridad impecable, el cumplir con los procedimientos establecidos es algo vital, no sólo de cara al cliente si no también internamente.

¿POR QUÉ PROACTIS?

La adopción de PROACTIS como solución para el control de gasto ha sido la primera fase de una nueva iniciativa en la empresa para simplificar los procesos.

Desde su implementación, PROACTIS ha ayudado a HOYER a reducir su carga administrativa y, lo que es más importante, a mejorar la forma en la que gestiona sus finanzas y controla el gasto.

Greg McLee es director financiero en HOYER: “Queríamos tener una mejor visión de nuestros gastos, y que ésta fuese en tiempo real, cosa que no era posible si continuábamos con nuestro viejo sistema basado en papel. En seguida nos dimos cuenta de que PROACTIS era la solución que precisábamos para simplificar nuestros procesos y hacer disponible esa información con un solo clic de ratón.”

“Era estratégico para nosotros migrar de un sistema basado en lotes y listados en papel a un sistema de gestión del gasto que funcionase con información en tiempo real. Queríamos una solución que nos proporcionase rápidamente la información necesaria para tomar de decisiones”.

“Queríamos tener una mejor visión de nuestros gastos, y que fuese en tiempo real, cosa que no era posible si continuábamos con nuestro viejo sistema basado en papel. En seguida nos dimos cuenta de que PROACTIS era la solución que precisábamos para simplificar nuestros procesos y hacer disponible esa información con un clic de ratón.”
Greg McLeen, Director Financiero, HOYER UK Ltd.

RESULTADOS

  • PROACTIS ha sido desplegado en todas las sedes del cliente a nivel europeo.
  • El personal ahora compra ajustándose a lo presupuestado y a los proveedores homologados por la empresa.
  • El tiempo que el personal administrativo dedica a comprar se ha reducido significativamente al codificarse automáticamente los pedidos y enviarse a los proveedores, además se transfiere al momento toda la información al sistema financiero de la empresa.
  • Se ha mejorado la gestión de los presupuestos y se el despilfarro está ahora bajo control.
  • El tiempo para elaborar las cuentas mensuales se ha reducido drásticamente.

PROACTIS es ahora utilizado por el personal de la empresa para gestionar todas las tareas relacionadas con la compra de bienes y servicios y lo hacen no sólo de forma mucho más rápida que con los sistemas manuales de antes, sino que además cumpliendo todos los procedimientos establecidos en la compañía y trabajando dentro de los presupuestos definidos por el plan económico de la empresa.

Greg McLeen está ahora más tranquilo al saber que su personal está comprando ajustándose al presupuesto definido y lo hace a proveedores homologados por la compañía. El personal administrativo, por su parte, trabaja más contento puesto que la mayor parte del trabajo pesado que conlleva procesar pedidos y facturas se hace ahora de forma automática. Por ejemplo, ahora las órdenes de compra se codifican automáticamente, el sistema de forma autónoma lanza las peticiones a los proveedores y toda la información relativa a los gastos es inmediatamente enviada al sistema financiero de la empresa (CODA-Financials).

Greg añade: “El control del gasto es muy importante para HOYER. Queríamos poner controles físicos sobre los gastos generales y PROACTIS, gracias a su clara orientación hacia el control del gasto, nos ha ayudado a cumplir con los presupuestos y a evitar el despilfarro. Además, puesto que PROACTIS está conectado directamente con nuestro sistema contable, este control y seguimiento del gasto se hace en tiempo real”.

“Nuestro antiguo sistema estaba basado en papel, por lo que no nos permitía obtener información que nos fuese útil para la toma efectiva de decisiones. Ahora podemos analizar en detalle qué estamos comprando a los distintos proveedores, quien está gastando y en qué. Tenemos una total visibilidad sobre todas las transacciones que hace la compañía”.

“Y lo que es más importante, PROACTIS ha acelerado el proceso de cuadre de nuestras cuentas mensuales y ahora podemos conocer el detalle que hay debajo de cada cifra.”

Tim Bins, director de Sistemas y Desarrollo en HOYER, es también un entusiasta de PROACTIS, y señala que resuelve muchos de los problemas asociados a la antigua manera de hacer las cosas: “Antes, mucho del personal administrativo ni siquiera hacía sus peticiones de compra por escrito, se quejaban (y con razón) de que los procesos eran tediosos y lentos. Ellos no eran conscientes de los graves problemas que ésta forma de proceder nos ocasionaba a la hora de analizar nuestros gastos y en el momento de cuadrar las facturas de los proveedores.”

LA IMPLANTACIÓN DE PROACTIS EN HOYER HA SIDO TAN EXITOSA QUE AHORA SE HA DECIDIDO DESPLEGARLA AL RESTO DE EMPRESAS DEL GRUPO EN TODAS SUS SEDES EUROPEAS.