El Ayuntamiento de Cardiff consigue unos ahorros anuales de 654.000 euros tras implantar un sistema de licitación electrónica

El Ayuntamiento de Cardiff consigue unos ahorros anuales de 654.000 € tras implantar un sistema de licitación electrónica

El Ayuntamiento de Cardiff mejora la calidad, la velocidad, la visibilidad y la equidad en la forma en que contrata los servicios de transporte escolar.

OBJETIVOS

  • Mayor control y ahorros en la forma en la que se licitan y adjudican los distintos servicios.
  • Procesos más ágiles, eficientes, transparentes y equitativos.
  • Animar a nuevos proveedores a participar en los procesos de licitación para promover la economía local.

PERFIL

La Ciudad de Cardiff es el corazón comercial de Gales y el destino turístico más popular de la región. También es el hogar de importantes instituciones culturales y deportivas y la sede de la Asamblea Nacional de Gales.

El Ayuntamiento de Cardiff da servicio a una población de unos 350.000 habitantes.

Las principales preocupaciones de la administración pública son: el desarrollo económico, la educación y el apoyo a las personas y familias más vulnerables en tiempos de austeridad. El Consejo de gobierno es consciente de que disponen de unos recursos limitados y que necesita adoptar nuevos métodos de gestión si quiere garantizar la viabilidad y la calidad de los servicios que la ciudadanía le precisa.

EL DESAFÍO

La Consejería de Transporte de Cardiff gestiona unos contratos por valor de 31 millones de euros para el transporte escolar de pasajeros y son asignados siguiendo un procedimiento de licitación estandarizado entre 31 proveedores para operar 500 rutas diarias. Una vez se otorga un servicio, el nuevo proveedor obtiene un contrato de explotación de la ruta en cuestión por los próximos cuatro años. La Consejería quería modificar este procedimiento e introducir un Sistema de Licitaciones Dinámico para conseguir ahorros en la contratación de las líneas de transporte a la vez que dar una oportunidad de participar a nuevos proveedores con el objeto de mejorar la calidad y fiabilidad del servicio.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE LICITACIONES DINÁMICO?
Un sistema de licitaciones dinámico (conocido por sus siglas en inglés como Dynamic Purchasing System, DPS) es un proceso totalmente electrónico par la licitación y selección de proveedores que cumplan una serie de requisitos.
Un DPS es parecido a un proceso tradicional de licitaciones, sin embargo es mucho más dinámico, tranparente y permite que participen un mayor número de proveedores siempre que éstos cumplan con los requisitos exigidos para la prestación de servicio en licitación.

“PROACTIS automatizó nuestro servicio de licitaciones con un sistema de subastas electrónicas inversas que incluían un complejo proceso de negociación en diferentes fases. Esto nos ha permitido no solamente obtener el mejor precio para cada servicio, sino que además hemos mejorado la transparencia y la eficiencia del proceso, cumpliendo en todo momento con nuestro estricto marco legal.”
Steve Robinson, Jefe de la Comisión de Compras, Consejería de Transporte del Ayuntamiento de Cardiff

EL PROCESO

Se designó una comisión de trabajo formada por miembros de la Consejería de Transporte y del Equipo de Servicio Legales del Ayuntamiento para buscar posibles proveedores de soluciones. Se realizaron visitas a otros ayuntamientos y, tras llevar a cabo el correspondiente concurso de contratación pública, se seleccionó la plataforma de suministro electrónico de PROACTIS. De ésta se valoró su flexibilidad, transparencia y potencial para generar ahorros, al permitir esta solución el acceso al proceso de licitación a todos aquellos procesos que cumpliesen los requisitos económicos, de calidad y seguridad exigidos. La posibilidad de abrir el abanico de proveedores licitantes, garantizando el cumplimiento de la legalidad y los requisitos técnicos y económicos exigidos, favorecía el acceso a precios más competitivos.

El sistema de licitación electrónica para el transporte de pasajeros se lanzó en junio de 2014, antes del inicio del curso escolar, cuando los nuevos contratos debían de comenzar. Con anterioridad, un gran número de proveedores (desde pequeñas compañías de Taxi hasta grandes empresas de autocares) fueron invitados a atender a una serie de eventos bajo el lema “Conoce al comprador”. Estos fueron diseñados para dar a conocer la labor de la Consejería de transporte y fomentar la cooperación y oportunidades de negocio entre empresas de transporte de Gales.

Se aprovechó también estos eventos para presentar el nuevo sistema de contratación de servicios. Se proporcionó ayuda y soporte a todos los proveedores interesados en darse de alta en el Portal de Proveedores de la Consejería de Transporte gestionado por PROACTIS.

Fue una grata sorpresa descubrir que a las pocas semanas 60 proveedores locales ya se habían registrado.
El día convenido se usó un sistema de subastas electrónicas para licitar las distintas rutas. El proceso incluía la presentación de una oferta inicial de cada proveedor para luego iniciar un proceso de subasta electrónica inversa en la que los proveedores pujaban por las distintas rutas en competencia con otros proveedores.
La subasta se extendía por 5 minutos cada vez que se hacía una nueva oferta y, mientras tanto, el equipo de licitación de la Consejería monitorizaba todo el proceso para dar una respuesta inmediata a las dudas que pudiesen ir surgiendo entre los licitadores.

¿POR QUÉ PROACTIS?

La solución específica de PROACTIS, denominada Source-to-Contract, incluye varios módulos perfectamente interconectados entre sí: Sistema de Gestión de Proveedores (SRM), sistema de licitación electrónica, Sistema Dinámico de Compras, Subastas Electrónicas y Gestión de Contratos. Esta solución permitiría a la Consejería reforzar el control y la visibilidad del gasto a la vez que mejorar la transparencia y eficiencia de los procesos de licitación.

BENEFICIOS

En ese día, la Consejería logró unos ahorros anuales de 654.000 euros en su primera subasta electrónica, cifra que superó todas las expectativas.

  • Más de 654.000 euros de ahorro anual.
  • Mayor eficiencia, visibilidad y equidad en la forma en la que los contratos son licitados y adjudicados.
  • Cambio logrado en semanas a pesar de la compleja naturaleza de los servicios.
  • Las rutas serán licitadas anualmente para garantizar que siempre se está trabajando con los mejores precios y servicios del momento
  • En cualquier momento se puede licitar un nuevo servicio de transporte escolar.

Dados los buenos resultados obtenidos, el Ayuntamiento de Cardiff está estudiando aplicar este sistema para licitar otros servicios en sus distintas Consejerías.

2019-03-05T16:46:58+00:00